大手エネルギー関連会社様の導入事例

単票の管理簿を収集し、ワンクリックで一覧表に！転記や修正の二度手間を効率化！

建設機械や重機に使用する燃料の提供をしており、配送先や使用重機の管理をしています。

管理情報を記入した単票を重機使用現場から提出してもらい、すべてを一覧表にまとめて管理をしているのですが、転記作業や更新があった際の修正などに手間がかかっていました。

また、多くの現場や協力会社様とやり取りがあるため、管理件数も非常に多くなってきており、

全て1つのExcelで管理をすると動作が遅くなったり、対象の管理番号を探すだけでも一苦労していました。

その他にも、どの協力会社様がどれだけの燃料をどこに販売・配送したかの集計も行っており、在庫管理簿と突合させることで整合性をチェックしていました。

こちらも手作業での集計や転記、目視での整合性チェック等の手作業が煩雑で、時間をとられていました。

既に使っているExcelテンプレートをそのまま使用できることが非常に魅力的でした。

協力会社の方にも操作していただく必要があるため、新しいWebシステムの導入やフォーマットの大幅な変更はハードルが高く、集計の手間があってもExcelを使い続けていました。

そのため使っているExcelをそのまま、使用感を変えずに業務を効率化できるという部分が大きな決め手になりました。

現在がExcelで業務をしているのであれば、使用感を損なわずに業務を効率化することができるため、

非常に魅力的な選択肢になるのではないかと思います。

スマコレの導入により作業時間は半分以下に削減することができました。

ファイルの送受信や、送信されたファイルの確認・保存、転記等、時間がかかっていた作業は

単票のアップロード/一覧表のダウンロードのボタンを押すだけで完了するため、ほとんどなくなりました。

また、スマコレは必要なデータだけをExcel上に表示することができるため、作業対象である協力会社様の案件だけを表示することができ、

作業に不要なデータを取り出す必要がなくなるため、Excel自体の動作が軽く、一覧性も高くなり作業中のストレスもなくなりました。

また、元々はPDFファイルや添付画像を一つ一つ手作業でフォルダに保存していたのですが、

ボタンワンクリックですべてフォルダへ自動保存する機能もつけていただき、こまごまとした時間がかかる作業の効率化もされました。

スマコレだからこそ、Excel・VBAの柔軟性を生かした機能の追加ができたのではないかと思います。

単純なデータの収集や転記だけでなく、業務一連の流れで効率化できる部分の提案・改善をしていただけ、非常にありがたかったです。