大手自動車関連会社様の導入事例

予実の提出・集計はワンクリックで完了！作業時間9割削減の効率化！

予実管理業務において、社内の約30部署の見通し数値を月次で集計しています。

本部の担当者が最新実績と前回収集時の見通し数値を記入したExcelの入力フォームを30部署分作成し配布。

各部署が必要な項目を入力後、Excelフォームを収集、最終的に全社集計ファイルを作成する、

という作業を毎回行っています。

フォーマットの作成は、会計システムから明細データをダウンロードし、関数などを用いて部署・勘定・月ごとに集計値を算出、集計結果を部署単位のフォーマットへの転記という流れをすべて手作業で行っており、非常に時間がかかっていました。

各部署がデータを入力した後の集計においても、全ファイルから転記やファイル間リンクを使用していたため、計算ミスや転記ミス、時にはファイルの破損等もあり手間がかかっていました。

また、ファイルの配布・収集はメールでExcelファイルの共有を行っており、修正等があった際にはファイルの再送が必要で、1つの部署内でもいくつもExcelファイルが発生してしまい管理に困っていました。

スマコレ導入の決め手は、Excelをそのまま活用できる点・開発期間が短く安価な点です。

予実管理業務は弊社独自のロジックを使った計算や、項目・レイアウトの自由な変更が必要不可欠でした。

また、長年Excelを使い続けていたこともあり、担当者はExcel以外のシステムを使うことに慣れていなく、教育のための時間や費用も課題でした。

使い慣れているExcelを使い続けられることはこれらの課題を解決してくれるため、非常に大きなメリットでした。

さらにスマコレはExcelをそのまま流用するということもあり、スクラッチでシステムを開発するよりも大幅に短い期間かつ安い金額でアプリ・テンプレートを開発することが可能とのことでした。

実際、開発にかかった期間は3か月ほどで完了し、すぐに使い始めることができました。

スマコレの導入により予算管理業務の作業時間9割削減することができました。

実績データの集計、約30部署のExcelファイルの作成、ファイルの配布・収集、全社集計の作成といった業務がすべて自動化されたことにより手作業の業務がほとんどなくなったためです。

集計結果を用いた分析など、今まで手が回らなかった本来やらなければいけない業務に取り組むことができるようになりました。

データベースに過去のデータがすべて蓄積されており、必要なデータを必要な粒度で即時に取り出すことができるのも分析業務を助けている一因になっているかと思います。

やはり慣れ親しんだExcelをそのまま使えるということもあり、非常に使い勝手が良いです。

ユーザとしても新しいツールの使い方を覚える必要もなく、操作のハードルが非常に低いかと思います。

弊社は組織改編や人事異動が比較的多く実施される会社だと思っていますが、

新しく各部の予実管理業務担当になった者もすぐに使い始めることができことも助かっています。

勘定項目の追加や表示年月の変更なども、セルの値を切り替える等通常のExcelの使用感で対応できるため、テンプレートに変更があっても自分たちで完結できるのは非常にありがたいです。

また、対象年月を過ぎたらデータのアップロードを禁止させる締め機能や、他の部署のデータを見せないようにする権限制御機能等、細かい設定を行うことができることも常に魅力的だと思っています。